Razpored dela po napovedi, ne po navadi: kadri glede na dejansko povpraševanje

Odprite razpored za naslednji teden. Najverjetneje je nastal kot kopija prejšnjega tedna, ki je bil kopija tedna pred njim, z zamenjanim enim imenom tam, kjer si je nekdo vzel dopust. V torek štirje v strežbi, ker so v torek vedno štirje. V soboto šest, ker je sobota polna.

Ta sistem preživi, ker večinoma deluje in ker traja dvajset minut. Težava so dnevi, ko se zmoti, in teh je več, kot si mislite. Miren torek s štirimi ljudmi vas stane prave plače za goste, ki nikoli ne pridejo. Četrtek, ki se izkaže za začetek počitnic, s tremi ljudmi pa vas stane nekaj, česar v nobenem izpisu ne vidite: počasno strežbo, mizo, ki enajst minut čaka na prvo pijačo, in dve oceni, ki to omenita.

Večino tistega, kar potrebujete, že imate. Leži v rezervacijskem sistemu in v lanskem januarju.

Dve številki, ki sta že vaši

Napovedovanje zveni kot naloga za oddelek s finančniki. V praksi gre za en lokal za dva vhodna podatka in nekaj presoje.

Prvi je stanje rezervacij za zadevni dan. V sredo dopoldne pogledate soboto. Določeno število gostov je že v knjigi. To še ni vaša sobota, je pa spodnja meja in je znana.

Drugi je isti dan lani, popravljen za to, kako se je posel odtlej premaknil. Če je druga sobota v februarju lani prinesla 140 gostov in ste letos približno deset odstotkov nad lanskim letom, je vaša izhodiščna ocena nekje pri 155.

Zanimivo postane, ko oboje združite. Nekaj tednov zapisujte, kolikšen delež končnega števila gostov je bil ob istem trenutku v tednu že rezerviran. V večini lokalov je ta delež presenetljivo stabilen. Če je v sredo dopoldne zanesljivo približno šestdeset odstotkov sobotnih gostov že v knjigi, potem štirideset rezervacij v sredo pomeni soboto pri okoli petinšestdesetih. To razmerje je vaše lastno orodje za napovedovanje in ne stane nič. Vsako sredo zapišite stanje rezervacij, vsako nedeljo končno številko, in po mesecu ga imate.

Na to nato položite tisto, česar tabela ne more vedeti. Šolske počitnice in prvomajski teden. Tekma na stadionu dve ulici stran. Sejem, ki marca napolni vse hotele v mestu. Prenova ceste, ki vam za štirinajst dni pobere parkirišča pred lokalom. Praznik v ponedeljek se obnaša kot nedelja, zato ga tudi tako načrtujte. Slabo vreme močno udari po večeru, kjer je polovica gostov mimoidočih, na večeru, ki je devetdeset odstotkov rezerviran, pa se komaj pozna.

Preveč ljudi je vidno, zato se temu pripiše prevelika teža

Ena oseba več v izmeni vas stane urno postavko plus prispevke delodajalca, torej grobo med štirideset in osemdeset evrov za en večer, odvisno od tega, kje ste in kdo je ta oseba. Ta številka stoji čisto in neprijetno v obračunu plač. Vidi jo vsak v lokalu.

In ker je tako vidna, obvladuje odločitev. Vodji povedo, naj drži delež stroškov dela pod ciljem, najlažji vzvod pa je črtati eno osebo iz izmene. Prihranek pade ta teden in nanj se da pokazati.

Slaba strežba je nevidna, zato se podcenjuje

Premalo ljudi stane več, a v nobenem izpisu ni vrstice "četrtek, ko nas je povozilo".

Preračunajte, kaj se dejansko zgodi. Strežba se upočasni. Predjedi trajajo dlje, mize so dlje zasedene, druga zasedba se zamakne in rezervacija ob 20.30 čaka pri šanku. Gostov, ki bi vzeli še eno steklenico, nihče ne vpraša, ker ni časa za vprašanja. Povprečna poraba na gosta pade natanko tisti večer, ko ste hoteli varčevati. Nekdo, ki bi se vrnil, ne rezervira več, vi pa za to nikoli ne izveste.

Potem je tu še del, ki vas stane naslednje leto. Kadrovsko podhranjene izmene so mučne. Vaša najboljša natakarica, tista, ki stalne goste pozna po imenu, ne odpove zaradi enega slabega četrtka. Odpove po petem, zamenjava pa vas stane tedne iskanja plus vrzel, dokler se nekdo nov ne nauči prostora. Fluktuacija v gostinstvu je povsod visoka, premalo kadra pa je eden redkih vzrokov, ki je v celoti v vaših rokah.

Postavite obe številki eno ob drugo in nesorazmerje je očitno. Preveč ljudi vas stane znan znesek, enkrat. Premalo ljudi vas stane neznan znesek, večkrat, prek nižje porabe, izgubljenih ponovnih obiskov, javnih ocen in odpovedi. Kadar je napoved res negotova, načrtujte navzgor. Ta napaka je cenejša.

Še ena stvar sodi pred razpored: neprihodi sedijo neposredno na vaši napovedi. Če redno izgubite del rezerviranih gostov, ker enostavno ne pridejo, razporejate kadre za prostor, ki ne bo prišel. Svoj delež izračunajte iz svoje knjige, preden zaupate tujim številkam. Naš kalkulator neprihodov izračuna, koliko to stane čez leto, in prav ta številka običajno prepriča lastnika, da uvede aro ali opomnike.

Kje deljene izmene pomagajo in kje tiho škodijo

Če ima vaše povpraševanje dva jasna vrhova (kosilo in večerja z mrtvim popoldnevom), osemurna izmena v kosu pomeni, da tri ure plačujete zlaganje prtičkov. Deljena izmena je očiten odgovor in za nekatere lokale je res pravi.

Hkrati je to eden najzanesljivejših načinov, kako izgubiti ljudi. Bodite torej pošteni glede tega, kdaj deluje.

Deljene izmene delujejo, kadar je vmesna vrzel dovolj kratka, da je res odmor, torej okoli dve do tri ure, in kadar oseba živi dovolj blizu, da gre lahko domov. Delujejo, kadar so prostovoljne in kadar ima od njih nekaj tudi zaposleni, pa naj bo to dodatek na uro ali štirje delovni dnevi namesto petih. Nekaterim ustrezajo. Kdor med vrzeljo pobere otroke iz šole, bo deljeno izmeno morda imel raje od vsega drugega, kar mu lahko ponudite.

Odpovejo, kadar je vrzel štiri ure, pot na delo pa štirideset minut v vsako smer. To ni odmor, to je neplačan čas, ki ste ga nekomu vzeli. Naredite to dvakrat na teden nekomu, ki se vozi, in ga učite prebirati oglase za delo. Najhuje učinkuje, kadar deljene izmene dobijo tisti, ki bodo najmanj ugovarjali, torej običajno najnovejši in najcenejši kadri, se pravi ravno skupina z že tako najvišjo fluktuacijo.

Pred deljenimi izmenami je vredno poskusiti dvoje. Zamaknite začetke tako, da ljudje pridejo razpršeno v devetdesetminutnem oknu, usklajeno s tem, kdaj gostje res prihajajo, namesto da vsi začnejo ob 17. uri. In namensko uporabite kratke izmene, recimo peturno samo večerno izmeno za tiste, ki hočejo točno to, namesto da eno osebo raztegnete čez cel dan.

Objavite razpored bolj vnaprej, kot se zdi udobno

Vprašajte ljudi, ki so odšli iz gostinstva, zakaj so odšli, in razporejanje se pojavi ves čas, običajno opisano kot nezmožnost načrtovati življenje ob službi. Kdor v petek izve, kaj dela v ponedeljek, se ne more vpisati na tečaj, igrati v ekipi, potrditi rojstnega dne ali prevzeti drugega dela.

Trije tedni vnaprej so res dober standard. Dva tedna sta izvedljiva. Objava v petek za teden od ponedeljka je tisto, kar vas tiho stane ljudi, in najprej tiste z možnostmi, ker prav ti lahko v štirinajstih dneh začnejo drugje.

Običajni ugovor je, da tri tedne vnaprej ni mogoče napovedati, in to drži. A ne zavezujete se popolnemu razporedu. Zavezujete se obliki: kdo dela katere dneve in približno kdaj. To objavite zgodaj, podrobnosti pa uskladite zadnji teden, ko se rezervacije utrdijo. Z "četrtek zvečer, začetek med peto in šesto" zna načrtovati skoraj vsak. S tišino ne zna nihče.

Nekaj stvari naredi zgodnjo objavo sploh vzdržno. Razpoložljivost zbirajte enkrat mesečno, namesto da vsak teden lovite odgovore. Imejte majhen krog ljudi, ki dodatne izmene res hočejo in priskočijo na kratek rok, in te ljudi obravnavajte dobro. In sprejmite, da se bo razpored spreminjal. Nihče ne pričakuje razporeda, vklesanega v kamen. Pričakujejo, da poznajo obliko svojega meseca.

Kako izgleda krog, ko enkrat teče

Sreda dopoldne: potegnite rezervirane goste za prihajajoči konec tedna. Primerjajte z istim koncem tedna lani, popravljeno za vašo rast. Uporabite svoje razmerje med rezerviranim in končnim. Preverite koledar za dogodke, počitnice in vse lokalno, kar premika ljudi.

Zdaj imate številko. Razporejajte po njej in v dvomu zaokrožite navzgor, ne navzdol. Zapišite si, kaj ste napovedali.

Nedelja zvečer: zapišite, kaj se je dejansko zgodilo, in če ste se močno zmotili, zapišite tudi zakaj. Delajte to eno sezono in vaša napoved postane ostra. Še bolj uporabno: postanejo tudi napovedi vseh drugih. Šef kuhinje, ki je tri mesece gledal številke, pripravlja po napovedi in ne po spominu, kar poleg stroškov dela zniža še stroške živil.

Nič od tega ne zahteva platforme za upravljanje delovne sile. Zahteva le, da razpored nastane iz tega, kar veste o naslednjem tednu, in ne iz tega, kar ste delali prejšnji teden.